Embauche d’un alternant : toutes les étapes pour préparer son arrivée

Les formalités administratives à anticiper pour l’embauche d’un alternant

L’embauche d’un alternant passe obligatoirement par la signature d’un contrat, soit un contrat d’apprentissage, soit un contrat de professionnalisation. Ce document officiel formalise la relation entre l’alternant et votre entreprise et précise notamment la durée, les missions, et les conditions de travail.

Une fois le contrat signé, vous devez impérativement le transmettre à votre Opérateur de Compétences (OPCO) si vous êtes une entreprise du secteur privé. Cette démarche est cruciale, car c’est à partir de cette transmission que vous pourrez bénéficier des aides financières à l’embauche des apprentis.

Attention, ce contrat doit être transmis au plus tard 6 mois après sa conclusion. En parallèle, pensez aux déclarations obligatoires auprès des organismes sociaux (URSSAF, Sécurité Sociale) et à vous assurer de l’inscription de l’alternant auprès de son centre de formation.

Respecter ces formalités administratives est la première étape indispensable pour sécuriser votre recrutement et permettre à votre alternant de débuter son parcours dans les meilleures conditions.

Créer un environnement propice à l’apprentissage pour l’alternant

L’intégration réussie d’un alternant ne se limite pas à son arrivée officielle dans l’entreprise, elle commence bien avant et repose sur la création d’un cadre favorable à son développement professionnel. Un environnement adapté est essentiel pour que l’apprenti se sente à l’aise, motivé et soutenu tout au long de son parcours.

Premièrement, aménager un poste de travail fonctionnel et convivial est un facteur clé. Il est préférable d’éviter d’isoler l’alternant dans un bureau fermé, surtout s’il débute dans le monde professionnel. Un espace partagé, comme un open space ou un poste à proximité d’un collègue expérimenté, favorise les échanges, l’entraide et le sentiment d’appartenance à l’équipe. Cela lui permet aussi de solliciter facilement de l’aide en cas de besoin.

Voici les points clés pour un bon poste de travail :

• Un espace accessible et intégré à l’équipe
  
• Proximité d’un collègue ou d’un tuteur pour favoriser l’entraide
  
• Accès aux outils et ressources nécessaires
  

Par ailleurs, désigner un tuteur compétent et disponible est indispensable. Ce dernier doit être sensibilisé au rôle de tuteur, surtout s’il encadre un alternant pour la première fois. Pour cela, une formation spécifique au tutorat, souvent proposée en e-learning, peut être très utile. Elle permet au tuteur :

• De comprendre ses responsabilités
  
• D’organiser des points réguliers avec l’alternant
  
• D’adapter son accompagnement aux besoins spécifiques
  

L’entreprise doit aussi veiller à intégrer l’alternant dans la vie collective :

• Participation aux réunions d’équipe
  
• Invitations aux événements informels
  
• Mise à disposition des outils de communication
  

Enfin, instaurer une communication ouverte et bienveillante est essentiel. Encouragez l’alternant à poser des questions, partager ses difficultés ou proposer des idées. Cette démarche facilite un apprentissage efficace et accélère sa montée en compétences.

En investissant dans cet accueil et cet accompagnement, vous maximisez les chances de réussite de votre alternant et la valeur qu’il pourra apporter à votre entreprise.

Clarifier les attentes de l’alternant et de l’entreprise durant la période d’alternance

Pour que l’alternance soit une réussite, il est essentiel dès le départ de clarifier les attentes réciproques entre l’alternant et l’entreprise. Cette étape permet de poser un cadre clair et d’éviter les malentendus qui pourraient nuire à la motivation et à la progression de l’apprenti.

L’alternant, souvent encore en phase d’apprentissage, vient chercher une expérience concrète qui lui permettra d’acquérir des compétences professionnelles solides, en lien avec sa formation. Il s’attend à : 

• être encadré, guidé, 
• pouvoir mettre en pratique les enseignements reçus en cours. 
• se sentir intégré dans l’équipe, avoir un rôle actif dans les projets et être reconnu pour son travail.

De votre côté, en tant qu’employeur, vous attendez de l’alternant 

• qu’il s’investisse pleinement dans les missions qui lui sont confiées, 
• qu’il fasse preuve de sérieux, de rigueur et d’autonomie progressive. 
• qu’il s’adapte à la culture de l’entreprise, respecte les règles internes et travaille en collaboration avec ses collègues. 
• qu’il développe des compétences techniques et comportementales (soft skills) qui correspondent à vos besoins actuels et futurs.

Pour faciliter cette compréhension mutuelle, il est recommandé d’organiser un entretien d’accueil dès les premiers jours, où vous pourrez discuter ensemble des objectifs professionnels et des missions confiées à l’alternant. La mise en place d’un plan d’intégration et de formation spécifique, avec des étapes claires et des indicateurs de progression, est également un levier puissant.

N’oubliez pas d’instaurer des points réguliers avec l’alternant pour faire un bilan de ses avancées, échanger sur ses difficultés éventuelles et ajuster les objectifs ou missions si nécessaire. Ce suivi personnalisé contribue à maintenir la motivation et l’engagement, tout en assurant une montée en compétences progressive.

Enfin, la relation entre le tuteur, l’alternant et les équipes pédagogiques doit être fluide et constructive. Un dialogue constant permet d’anticiper les obstacles et de garantir que l’expérience professionnelle soit enrichissante et formatrice, tant pour l’apprenti que pour l’entreprise.

Pour une entreprise, réussir le recrutement d’un apprenti en alternance ne s’arrête pas à la signature du contrat. La préparation de son arrivée, l’aménagement du poste de travail et la mise en place d’un environnement favorable sont autant d’étapes clés pour garantir une formation efficace et une intégration réussie.

En tant que recruteur, vous êtes le premier point de contact avec votre futur alternant. Veiller personnellement à son accueil et à son suivi dès le premier jour est un véritable levier pour qu’il se sente valorisé et motivé à s’investir pleinement dans son emploi. Un accompagnement bien pensé facilite non seulement son apprentissage, mais renforce aussi la qualité de la collaboration entre l’entreprise et l’alternant.

N’oubliez pas que l’alternance est un véritable investissement sur le long terme, pour votre entreprise comme pour l’apprenti. Prenez donc le temps nécessaire pour bien préparer chaque étape du recrutement et de l’intégration afin de bâtir une relation professionnelle solide et profitable à tous.